Programme d'achat de vêtements réfléchissants de substitution pour les employés

Tous les employés (Canada et États-Unis)
Publication : Sécurité et élaboration des programmes
RÉVISÉ le 1 er juillet 2002
RÉVISÉ le 1 er decembre 2006

Énoncé de politique

Le Chemin de fer Canadien Pacifique reconnaît les avantages, sur le plan de la sécurité, d'accroître la visibilité des employés, en toutes circonstances. Il a donc élaboré un Programme d'achat de vêtements réfléchissants de substitution pour les employés et fournit une subvention aux employés qui achètent de tels vêtements.

Seuls les vêtements réfléchissants de substitution approuvés par le CFCP achetés auprès d'AGO Industries peuvent remplacer les gilets réfléchissants approuvés par le CFCP.

Responsabilités

Les employés qui se prévalent de ce programme doivent bien comprendre que le Chemin de fer Canadien Pacifique n'est responsable d'aucune entente intervenue entre l'employé et AGO Industries.

Les employés doivent :

• s'occuper de l'achat de leurs vêtements réfléchissants de substitution auprès d'AGO Industries;
• effectuer le paiement à AGO Industries;
• s'assurer que les vêtements de leur choix répondent aux critères de versement de la subvention;
• enclencher le processus de demande de subvention en faisant parvenir le(s) reçu(s) d'achat au Centre de services RH compétent et en indiquant à quel(s) vêtement(s) la subvention doit s'appliquer.

Le Centre de services RH doit :

• surveiller le processus et s'assurer que les demandes de subvention répondent aux critères énoncés dans le programme;
• procéder au versement des subventions.

Processus et mise en application

Portée

La politique s'applique à l'ensemble des employés en activité au Canada ou aux États-Unis.

Exclusions

Vêtements réfléchissants de substitution achetés auprès d'autres fournisseurs. Nota : À partir du 1 er juillet 2002, seuls les vêtements réfléchissants de substitution approuvés par le CFCP qui sont achetés auprès d'AGO Industries peuvent remplacer les gilets réfléchissants approuvés par le CFCP. Les vêtements achetés auprès de l'ancien fournisseur, AGM Wear, peuvent encore être portés sur le domaine du CFCP.

Subvention

Les employés peuvent se procurer les vêtements réfléchissants de substitution auprès d'AGO Industries seulement. Voici les conditions :

a) Les employés ont droit à une seule subvention par vêtement et à deux subventions par année, ou
b) Ils peuvent combiner deux subventions pour acheter un vêtement par an.

Les employés doivent indiquer leur intention de combiner les deux allocations pour l'achat d'un vêtement lorsqu'ils soumettent leur facture aux Ressources humaines aux fins de remboursement.

Les employés qui requièrent une allocation doivent soumettre des documents à l'appui tels que le reçu original (ne pas envoyer de copies) pour le remboursement du vêtement qui répond au critère susmentionné.

Montant de la subvention

Tout employé peut présenter une demande de subvention, sous réserve des critères énoncés ci-dessus.

Montant de la subvention :

Au Canada : maximum de 30 $ par vêtement;
Aux É.-U. : maximum de 30 $ par vêtement.

Exemple : Si le coût total d'un vêtement est inférieur à la subvention maximale admissible, le montant de la subvention correspondra à ce coût. Si le coût total d'un vêtement est supérieur à la subvention maximale admissible, l'acheteur ne recevra que le montant de la subvention maximale.

a subvention sera versée dans la monnaie du pays de résidence de l'employé qui présente une réclamation.

Administration

Paiement de la subvention :

Pour recevoir le paiement de cette subvention, l'employé doit envoyer le(s) reçu(s) fourni(s) par AGO Industries à l'adresse suivante :

Au Canada :
Centre de services RH
À l'attention de l'équipe des transactions
Canadian Pacific (Headquarters)
7550 Ogden Dale Rd. S.E.
Calgary, AB
T2C 4X9

FAX# 403.319.7479
HR_Help_-_Canada@cpr.ca

Aux É.-U. :
Centre de services RH
501 Marquette Building
Suite 1725
Minneapolis, MN 55440
FAX# 612.851.5692

L'employé doit préciser, sur le reçu, à quel vêtement s'applique la subvention ou indiquer si la double subvention s'applique à l'achat d'un seul vêtement.

Autres renseignements

Pour toute question sur la taille, le paiement, la politique sur les retours, la façon de commander, les frais pour vêtements de taille extra-forte, l'expédition et la garantie sur le produit, veuillez vous adresser à :

AGO Industries :
Numéro sans frais : 1 888 339-5598; demandez le représentant du Service à la clientèle et indiquez-lui que vous êtes un employé du CFCP.

Pour toute question sur le versement de la subvention, veuillez vous adresser à :
Au Canada : Centre de services RH, numéro local (Calgary) : 319-3900, ou numéro sans frais 1 866 319-3900.
Aux É.-U. : Centre de services RH/RI à Minneapolis, 1 800 234-0013; télécopieur : (612) 337-8859

Pour toute autre question, veuillez communiquer avec :

- le directeur, Sécurité et élaboration des programmes, au (403) 319-7221, ou
- le chef, Politiques/Programmes en sécurité et santé, au (403) 319-3592.
Sécurité et élaboration des programmes

Questions et réponses

Souvent, lorsqu'on modifie des politiques ou des programmes ou qu'on crée de nouveaux programmes, des questions se posent au sujet de leur mise en application et de leur administration. Nous avons donc, par anticipation, formulé un certain nombre de questions pour lesquelles nous avons essayé, dans les réponses, de donner le plus de détails possible. Étudiez attentivement ces questions et ces réponses. Si vous avez encore des questions à poser, veuillez communiquer avec votre conseiller local en matière de sécurité ou avec un membre du service Sécurité et élaboration des programmes

Q. Quand le Programme d'achat de vêtements réfléchissants de substitution est-il entré en vigueur?  

R. Il est entré en vigueur le 10 août 2001 et prévoit le port de vêtements réfléchissants autres que le gilet standard détachable en filet.

Q. Comment puis-je savoir quels sont les types de vêtements réfléchissants de substitution dont l'achat est approuvé dans le cadre de ce programme et dont le port est autorisé au CFCP?

R. Seuls les vêtements réfléchissants de substitution fabriqués par AGM Wear entre le 10 août 2001 et le 21 juin 2002 et par AGO Industries à partir du 1 er juillet 2002 sont autorisés au CFCP.

Q. Y aura-t-il une brochure montrant les vêtements qu'on peut acheter en vertu du nouveau programme?

R. Oui, une brochure sera insérée dans le numéro de juillet des Nouvelles du Chemin de fer Canadien Pacifique envoyé au domicile des employés. On pourra se procurer d'autres brochures en communiquant directement avec AGO Industries ou en consultant le site Web www.CPKCApparel.com .

Q. Qui peut participer au Programme d'achat de vêtements réfléchissants de substitution?

R. Tous les employés en activité du CFCP au Canada ou aux États-Unis peuvent y participer. Il faut rappeler aux employés qu'il s'agit d'un programme d'achat volontaire où l'employé et AGO Industries font directement affaire. Les employés qui se prévalent du programme doivent bien comprendre que le Chemin de fer Canadien Pacifique n'est responsable d'aucune entente intervenue entre l'employé et AGO Industries.

Q. Je suis un employé saisonnier et je m'attends à être rappelé au travail bientôt. J'aimerais me procurer les vêtements réfléchissants de substitution avant mon retour au travail. Puis-je, pendant ma période de mise à pied ou de congé, acheter des vêtements réfléchissants de substitution et présenter le reçu pour recevoir la subvention?

R. Comme il s'agit d'un programme d'achat volontaire où l'employé et AGO Industries font directement affaire, vous pouvez acheter des vêtements réfléchissants de substitution pendant votre période de mise à pied ou de congé. Si vous répondez aux critères de versement de la subvention, vous pourrez présenter vos reçus lorsque vous reprendrez le travail.

Q. Comment puis-je acheter les vêtements réfléchissants de substitution approuvés dans le cadre de ce programme?

R. Pour passer une commande, quatre options s'offrent aux employés :

• Les employés peuvent commander au site www.CPKCApparel.com 24 h sur 24, sept jours sur sept. Le magasin en ligne accepte les cartes Visa, MasterCard et American Express. On peut aussi télécharger la brochure électronique, le bon de commande par télécopieur ou par courrier et des feuilles d'information sur les tailles. Il s'agit d'un site complètement sécurisé.
• Les employés peuvent faire leur commande par télécopieur 24 h sur 24, sept jours sur sept. Le numéro de télécopieur d'AGO est le (519) 452-3053. Les employés peuvent aller au site qu'AGO a construit spécialement pour le CFCP, à l'adresse www.CPKCApparel.com pour télécharger un bon de commande. AGO accepte les cartes Visa, MasterCard et American Express.
• Les employés ont également la possibilité de poster le bon de commande dûment rempli à :
  AGO Industries
  PO Box 7132
  500 Sovereign Road
  London (Ontario)
  N5Y 4J9
  
  Il est possible de télécharger un bon de commande au site www.CPKCApparel.com . AGO accepte les cartes Visa, MasterCard et American Express, les mandats et les chèques en argent canadien.
• Les commandes peuvent se faire par téléphone au numéro sans frais 1 888 339-5598, entre 8 h 30 et 17 h, heure de l'Est. AGO accepte les cartes Visa, MasterCard et American Express.

Q. Est-ce que le prix indiqué dans la brochure ou sur le site Web (magasin en ligne) comprend les taxes applicables?

R. Non, les taxes applicables seront calculées et ajoutées au prix indiqué, ce qui donnera le coût total du vêtement servant à déterminer le montant de la subvention.

Q. Est-ce que les frais d'expédition sont en sus?

R. OUI, ils s'ajoutent au prix du vêtement.

Q. À combien s'élèvent les frais d'expédition?

R. Cela dépend du lieu d'expédition. AGO confiera l'envoi de vos vêtements à la compagnie de messagerie offrant les meilleurs prix de transport terrestre.

Q. Où les vêtements réfléchissants de substitution seront-ils expédiés?

R. Toutes les expéditions seront faites à l'adresse indiquée au moment de la commande.

Q. Quel est le délai de livraison des vêtements réfléchissants de substitution?

R. Les articles en stock seront livrés dans les quinze jours ouvrables suivant la date de la commande et du paiement. Les commandes de vêtements de taille extra-forte ou personnalisée peuvent prendre plus de temps, ce qui vous sera expliqué au moment de la commande.

Q. Les employés résidant aux États-Unis devront-ils payer des taxes ou des frais de douane à l'achat de vêtements réfléchissants de substitution?

R. Il n'y a pas de taxes sur les vêtements d'AGO expédiés aux États-Unis parce qu'ils y entrent en vertu de l'ALÉNA. De légers frais de douane seront intégrés à vos frais d'expédition aux États-Unis, ce qui vous sera expliqué au moment de la commande.

Q. Quel est le montant de la subvention que le CFCP versera aux employés s'ils achètent des vêtements réfléchissants de substitution dans le cadre du programme?

R. Le CFCP versera des subventions aux employés qui achètent des vêtements réfléchissants de substitution auprès d'AGO Industries. Les achats faits hors programme ne peuvent être subventionnés et les vêtements ainsi achetés ne peuvent être portés sur le domaine du CFCP.

Montant de la subvention :

Une subvention par vêtement et deux subventions par année, ou
Possibilité de combiner deux subventions pour acheter un vêtement par an.

Employés au Canada :
Deux subventions de 30 $ (maximum) par année civile, ou
Une subvention de 60 $ (maximum) par an.

Employés aux États-Unis :
Deux subventions de 30 $ US (maximum) par année civile, ou
Une subvention de 60 $ (maximum) par an.

Les employés doivent préciser qu'ils veulent combiner les deux subventions pour l'achat d'un seul vêtement lorsqu'ils présentent leur facture aux RH pour recevoir leur subvention .

Q. La subvention est-elle calculée selon le coût total du vêtement, y compris les taxes et les frais d'expédition applicables?

R. Oui

Q. Pourquoi les prix sur le bon de commande sont-ils indiqués seulement en dollars canadiens?

R. Comme AGO Industries est une entreprise canadienne, ses prix sont en dollars canadiens. Lorsqu'un employé des États-Unis commandera un produit, on lui demandera un numéro de carte de crédit en vue du paiement. La société émettrice de carte de crédit tiendra compte du taux de change en vigueur le jour de l'expédition pour rajuster automatiquement le montant porté à la carte de crédit de l'employé.

Q. Est-ce que la subvention constitue un avantage imposable?

R. Non.

Q. Quelles conditions dois-je remplir pour avoir droit à la subvention?

R. Pour avoir droit à la subvention, vous devez être un employé du CFCP en activité et répondre aux critères de versement de la subvention énoncés dans le Programme d'achat de vêtements réfléchissants de substitution.

Q. Combien de vêtements réfléchissants de substitution ai-je le droit d'acheter?

R. Il n'y a pas de limite au nombre de vêtements réfléchissants de substitution que les employés peuvent acheter; toutefois, ils n'ont droit qu'à deux subventions par année civile comme on l'a vu précédemment.

Q. Que dois-je faire pour présenter une demande de subvention?

R. Lorsque vous commandez et payez un vêtement par l'entremise d'AGO Industries, la marchandise vous est livrée à l'adresse de retour que vous donnez au moment de la commande. La marchandise sera accompagnée d'un bordereau de livraison et de deux factures. Conservez une facture pour vos dossiers et faites parvenir l'autre à l'une ou l'autre des adresses ci-dessous :

• Employés au Canada
  Centre de services RH
  À l'attention de l'équipe des transactions
  Bureau 600
  401-9 th Ave. SW
  Calgary (Alberta)
  T2P 4Z4
• Employés aux États-Unis
  Centre de services RH
  501 Marquette Building
  Room 1000
  PO Box 530
  Minneapolis, MN
  55440

Sur l'avis de réception envoyé au Centre de services RH, vous devez indiquer le ou les vêtements auxquels vous voulez que la subvention s'applique.

Q. Comment vais-je recevoir ma subvention?

R. La subvention apparaîtra sur votre chèque de paie, sous la rubrique « Subvention pour vêtements réfléchissants ».

Q. Puis-je acheter des vêtements réfléchissants de substitution auprès d'autres fournisseurs?

R. Non, AGO Industries est le seul fournisseur de vêtements réfléchissants de substitution accrédité par le CFCP.

Q. Si je constate que je ne suis pas admissible à une subvention, puis-je me procurer des vêtements réfléchissants de substitution auprès d'autres fournisseurs et les porter au travail?

R. Non, le CFCP n'autorisera sur son domaine que des vêtements réfléchissants de substitution achetés dans le cadre du programme auprès d'AGO Industries.

Q. Je porte déjà des vêtements réfléchissants de substitution au travail. Puis-je continuer à les porter à l'entrée en vigueur du programme?

R. Vous pouvez continuer à porter les vêtements réfléchissants de substitution que vous avez déjà, à condition qu'ils répondent aux exigences de la Politique sur le port d'un équipement de protection individuelle réfléchissant du CFCP publiée le 25 novembre 1999. TOUS les nouveaux vêtements réfléchissants de substitution doivent être achetés dans le cadre du programme auprès de notre fournisseur, AGO Industries. Les vêtements réfléchissants de substitution fabriqués ou achetés hors programme après le 10 août 2001 ne pourront pas être portés sur le domaine du CFCP

Q. Pourquoi le logo du CFCP apparaît-il sur tous les vêtements réfléchissants de substitution achetés dans le cadre du programme?

R. Le logo du CFCP permet de déterminer qu'il s'agit d'un vêtement dont le port est approuvé sur le domaine du CFCP.

Q. Qui dois-je appeler si j'ai des préoccupations au sujet de mes vêtements réfléchissants de substitution, par exemple en ce qui concerne les modalités de paiement, la politique sur les retours, la façon de commander, les frais pour vêtements de taille extra-forte ou personnalisée, l'expédition et la garantie sur le produit?

R. Toute question ou préoccupation concernant les vêtements réfléchissants de substitution achetés auprès d'AGO Industries doit être adressée à un représentant du Service à la clientèle d'AGO, par courriel ( cpr@ago1.com ), par télécopieur ((519) 452-3053) ou par téléphone (numéro sans frais 1 888 339-5598).

Q. La fluctuation du taux de change influera-t-elle sur le prix des vêtements réfléchissants de substitution pour les employés des États-Unis?

R. Oui, le montant porté à votre carte de crédit fluctuera selon le taux de change demandé par la société émettrice de votre carte de crédit le jour de l'achat.

Q. Si un employé achète ses propres vêtements réfléchissants de substitution, le CFCP est-il quand même tenu de lui fournir un gilet?

R. Les dispositions de la Politique sur le port d'un équipement de protection individuelle réfléchissant du CFCP et de la politique de chaque service fonctionnel en la matière doivent être respectées en tout temps, autant par la direction que par les employés. Tous les employés qui travaillent dans un secteur où le port d'un gilet réfléchissant est exigé devraient déjà avoir un gilet; il ne devrait donc pas y avoir de coûts supplémentaires pour le CFCP. Les employés doivent garder leur gilet et l'avoir à portée de main au travail. Exemple : les conditions météorologiques peuvent changer, amenant l'employé à enlever un vêtement réfléchissant de substitution qu'il porte ou à mettre un autre vêtement par-dessus. Pour se conformer à la Politique du CFCP sur le port d'un équipement de protection individuelle réfléchissant de substitution, l'employé doit alors porter le gilet.

Q. Puis-je acheter mes vêtements réfléchissants de substitution approuvés par le CFCP directement auprès d'AGO Industries à London?

R. Oui, vous pouvez vous rendre à l'usine d'AGO au 500 Sovereign Road, à London, du lundi au vendredi, entre 8 h 30 et 16 h 30, heure de l'Est.

Q. Que sont le Proban et Ultra Soft? Quelle est la différence entre ces deux tissus?

R. Le Proban FR-7A est le coton ininflammable de première génération de Westex Inc. Le traitement ignifuge du Proban est garanti pour 50 lavages à la maison. L'Indura Ultra Soft est un tissu ininflammable de troisième génération. Ses propriétés ignifuges sont garanties à vie. Il est fait à 88 % de coton et à 12 % de fil haute ténacité. Il s'use deux fois moins vite que le coton à 100 %. En allant sur le site www.CPKCApparel.com , vous pouvez télécharger des bulletins techniques sur ces deux tissus.

Q. Pourquoi le CFCP a-t-il ajouté ces tissus à la liste?

R. De nombreux employés nous ont dit qu'ils voulaient des vêtements ininflammables. Ils ont maintenant la possibilité d'opter pour des tissus ignifugés pour la presque totalité des vêtements. Veuillez vous reporter à la réponse précédente pour en savoir davantage sur les tissus ininflammables.

Q. Pourquoi certains vêtements sont-ils plus chers et d'autres moins chers?

R. Quand on change de fournisseur, les modèles et les prix changent inévitablement. Le CFCP a mené un processus de sélection rigoureux pour trouver le fournisseur qui offrirait aux employés désireux de participer au programme des produits de qualité, bien faits et procurant un bon rapport qualité-prix. Le CFCP est d'avis qu'AGO Industries saura répondre aux attentes de ses employés .